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史上最全的公关活动操作指南(上)

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       我们在给客户做公关活动策划之前,一般会对客户的企业形象,企业的现状进行分析了解,并进行诊断,然后再明确公关活动的可行性和操作性。最终再出项目整体方案,那我们在和客户沟通项目时应该是什么样的操作流程呢?
       经常会有很多客户跑上来就说我要做一场公关活动,基本上很多活动信息并没有给到我们,所以在办公关活动前期请一定要清楚这几个问题。举办公关活动的目的是什么?推广品牌知名度还是产品的推介会?什么时候举办这场活动?要在一天中的那个时间段举办活动?上午的10点以后还是下午的2点以后?参与的对象是谁?客户还是媒体记者?想在什么类型的场地举办?高端大气上档次还是低调奢侈内涵?活动的大概预算是多少?
 

公关活动策划
 


一、了解活动基本信息
       当以上信息全部落实之后,需要客户把这些信息给到我们,然后我们根据这些信息去做相对应的策划方案,我们拿到手的活动基本信息越充足,那么制作出来的方案就会越贴近客户的需求。
 
二、场地推荐指数
       根据客户的活动类型再去寻找场地,例如一般发布会都会选择在五星级酒店举办,那我们就推荐五星级酒店,会议厅的面积、会议厅的居高、会议室的容纳人数、灯下高度都需要知道的一清二楚,我们在找场地的同时一般都会多准备几家,甚至用推荐指数来标明哪家五星级酒店的服务最高,最匹配此次活动。
 
三、确认活动主题
       活动主题是针对活动内容本身的高度概括,它对整体活动的本身起到一个很重要的引导作用,能让参与的嘉宾,也就是参会对象对这次活动理解的程度,如果连参会对象都不知道你的活动主题想表达什么?那说明这次活动的举办肯定是失败的,所以一个好的活动主题对公关活动的成败至关重要,好的活动主题能易于传播,让活动效果最大化。
       要确认活动的主题首先得提炼公关活动的卖点是什么?然后根据活动的目标和参会对象进行优化,总之活动主题一定要突出本次活动的特色。
 
四、借助媒体传播
       随着互联网的快速发展,会议经济也占据了一席之地,各种类型的活动都希望借助传媒、新媒以及网红、KOL等名人资源来宣传活动,有时候从举办活动本身来说线上带来的效果往往比线下还要好,因为现在智能手机在国内已经普及,很多用户都是网上获取信息和查阅喜欢看的内容。那么就有了现在的数字化活动,一场公关活动肯定是需要借助媒体来传播的,首先得确认邀请哪些媒体、名人到现场参加,哪些媒体只需要线上发通稿即可。然后是否需要现场直播互动以及网红直播。目前这些玩法在很多活动中都能看到。甚至活动预算充足的话可以投放一些微信大号。关于媒体传播这块的详细解读可以点击链接查看。
 
五、活动创意点
       创意是公关活动整体的纽带,是让品牌和消费者能形成相互了解的一个桥梁,对于一个品牌来说,一场公关活动如何没有好的创意点,那么也就没有新闻话题和亮点;小编把公关活动的创意点大致可以分为3种;
       1、策略创意:一般大型公司都会有自己的全年公关策略计划,公关活动只是其中的一小块,在想公关活动Idea的时候必须要围绕着品牌全年的的公关策略来进行,然后再进行整体性的创意思路。
       2、形式创意:形式创意包括“发布会、项目路演、会议论坛、活动赞助、事件营销等”等等。
       3、执行创意:执行创意是比较关键的一步,包括针对活动现场的空间展示、舞美设计以及平面设计、活动环节亮点、互动视频的制作、高科技的呈现,例如最近比较流行的AR、VR技术就可以融入到活动现场中去。让参会对象参加完活动知道这是怎么样的一个品牌,活动现场的亮点有深刻的影响,并形成口碑上的传播。
        活动创意其实最后拼的是活动执行力和细节。很多活动公司做创意提案是想象很完美,现场执行却大相径庭。“创意很丰满、执行很骨干”。效果图,创意提案,都很漂亮,能不能兑现再说。行业所需,任何一个道具,展示细节都要很有质感和精美,现场客户往往在细的地方,挑剔你,你就很被动。活动创意环节如何执行不当,后果可想而知。
 
六、活动流程策划
       当所有的公关活动需要的物料全部设计并制作成功,接下来在活动前期就要完成现场的搭建工作以及展示区的布置,以及活动开始前的彩排和检查工作,当一切工作就绪之后,活动将正式开始,一般公关活动流程分为以下几点;
       1、嘉宾签到入场
       2、主持人开场白
       3、领导发言致辞
       4、产品的发布及演讲
       5、启动仪式
       6、嘉宾合影
       7、晚宴以及表演节目
 
七、活动预算统计
       举办一场成功的公关活动,首先要知道活动的预算以及总体的预算投入费用,一般来说,活动预算要么由主办方提前告诉活动公司,活动公司根据主办方的预算来进行活动的策划和可执行性,还有一种情况就是主办方给不出预估的活动预算,需要活动公司自行报价。
       不管主办方是否有给出实际的预算,我们都需要给出一份详细的活动报价清单;里面包括嘉宾邀请函、住宿、交通费、场地租金、现场布置费用、食品、饮料、装饰、舞台布置、舞美灯光、特殊效果、物料制作、摄影摄像、宣传材料、公关费用、媒体、演艺人员费用各种杂费等。而且预算清单一定要一目了解,关于一场像样的公关活动到底该如何做预算,全泽广告家之前就写过。
 
八、活动应急预案
       应急预案一般只会在大型的公关活动当中出现,参会人数达到1000人以上,百人规模的活动基本没出现事故,反之千人以上的活动经常会出现,例如上海外滩跨年夜踩踏事件、某活动现场打架事件等等,从活动公司专业角度来说,无论活动规模的大小都需要出一份应急预算并且有完整的执行下去。
       1、活动预警:在活动举办的前三天查看当天的天气预报情况,根据实际的情况,对室外的活动进行适当的调整或延期,如果是内场活动,可以在活动前一天给到会的嘉宾发天气情况的讯息。
       2、场地消防:与场地方一起检查场地周边消防措施是否齐全到位,是否有紧急疏导人流出口。
       3、医疗预案:在活动现场准备医疗箱,准备一些常规的药品和创可贴以及纱布等等。
       做活动就要防患于未然,作为活动的负责人一定要想到一切可能发生的点,不能等到发生了才后悔莫及,因为做活动不是拍电影,没有补救的余地,所以多看多做多想就对了。

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