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活动策划执行的50个环节

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       提起活动策划执行方面,很多人都觉得摸不着头脑,不知道该从哪下手,更不知道如何从细节方面去做具体的活动策划执行,而且一场活动办下来,需要涉及到各个方面以及各部门的协调,所以一定需要我们在进行活动策划前一定要有一个清晰地头脑和有条理的思路。演出活动公司下面一共整理了50条注意事项。

会议活动策划

一、对甲方方面
       1、达成活动策划合作意向,签定合同。
       2、跟进活动策划合同在甲方的审批。
       3、跟进合同在自己公司的审批。
       4、跟进合同的首付款到账。

二、策划方面
       5、选定活动策划时间、地点、形式、规模、参与人物等,与甲方反复协商并最终确认。
       6、活动策划时间:根据甲方推广节点,及主要人物档期,选择日期时间时长。
       7、活动策划地点:酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆,户外则需备室内B方案,连廊、灰空间或搭建大棚。
       8、活动策划规模:结合甲方需求,根据活动目标,设定人数规模。
       9、活动策划形式:发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。
       10、活动策划创意亮点:如服饰密码、入场密码等。

三、内容方面
       11、选定演员名单(歌手、舞者、主持人、模特,其他)。
       12、向演员发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
       13、明确活动策划节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。
       14、论坛路演宣讲会类:确认宣讲品牌、产品及宣讲人,经济学家或品牌代表,发出邀请,确认档期、价格、支付方式。
       15、确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等,及上场时间、时长、出现方式等。
       16、酒会宴会茶会类:确认场地,地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。
       17、确认餐单、酒水饮料单,确认桌型、餐具等细节要求。
       18、商定价格,签定合同,支付预付款。
       19、体育比赛类:确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。
       20、确认活动策划场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。
       21、户外活动类:确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认,比如跑步活动,确保全程通畅,沿途的供给站、起终点布置等。
       22、大型活动有关政府部门审批:公安、交警、消防、城管、文化等。
       23、自驾游、体育、户外等活动,需与参与者签定安全免责协议。

四、客户方面
       24、宜提前2-4周邀约客户,通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等最大广度深度邀约。
       25、活动前1周再次联系客户确认来否。
       26、活动前3天再次联系客户确认来否。
       27、活动前1天再次联系客户确认来否。
       28、注意确认人数,1张邀请函仅含1位客户,以确保人数与计划基本一致。
       29、编制和打印来宾名单,分为带电话和不带电话两个版本,主要工作人员持有带电话版本。
       30、活动当天向来宾发送短信,提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。

五、场地、硬件方面
       31、尽最早时间确认活动策划场地,签定活动策划场地租赁合同。
       32、桌型:确保桌椅数量、质量符合要求。
       33、舞台:确认尺寸和高度,地面材质,升降机等。活动前1天完成搭建。
       34、活动策划舞台背景:确认LED屏幕或喷绘背景板,确认舞美设计稿,活动前1天完成制作和安装。
       35、音响:确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
       36、灯光:确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位,活动前2小时调试完毕。
       37、活动策划其他设备:摇臂摄像机,无人机摄像机,干冰机,泡泡机,纸炮等。
       38、大屏画面内容:根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。
       39、音乐:确认暖场、开场、上场音乐,所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。
       40、确认宣讲材料。事先录入电脑。
       41、后台:预备演员换装、化妆、候场空间,方便上下场。
       42、化妆间要求:照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作,尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。
       43、造型间要求:有充足电源插座,方便各类美发小电器。
       44、更衣室要求:设穿衣镜、挂钩等,如有钥匙柜更佳。
       45、贵宾休息厅:考虑贵宾动线,服务人员、茶水点心、鲜花等。
       46、外部布置:签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。
       47、车辆:确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
       48、大型物料的提前进场:如展示板、展示柜等。
       49、小型饰物:气球、彩带、鲜花、席签等。
       50、工作人员休息处、饮用水、盒饭等。


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