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主题会议策划注意事项

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       主题会议策划是根据会议的目的,运用一定的科学方法,结合某个主题,对决策和规划进行构思、设计和制定计划,以达到最终的会议效果。活动策划公司在策划的时候必须对具体的实施方案有深入的思考,且策划方案必须具备可行性;它必须在某些方面有所突破,有新的思路和创造性。要成功地做一次主题会议策划,尤其是大型会议,须要考虑很多方面的问题,那么怎样才能做好一个主题会议策划呢?主题会议策划有哪些注意事项?

主题会议策划注意事项

1、主题的选择
       主题会议的主要目的是要为公司或者组织做出决策,那么主题的选择就显得尤为重要,有很多时候,大家争论的焦点不只一个,所以就需要找出其中最主要的矛盾来作为这场主题会议的主题。

2、会议场所的选择
       选择主题会议地点的时候,也要进行多方面的考量。首先要考虑参加主题会议的人,他们也许来自不同的组织,为了平衡其中的关系,选择场地的时候就需格外注意。其次,主题会议是件严肃的事情,场地的选择应该尽量避免在繁华的闹市区,避免车马喧嚣给会议带来不好的影响。

3、会议器材的准备
       主办方需要将主题会议所需的所有材料在会议之前准备好,并在会议开始时发放给参加会议的成员。最好准备一个符合会议主题的PPT,在会议期间放映,所以在会议前要确定场地的电脑以及相应的投影设备的完好。主题会议的现场,主办方应该为参加会议的成员准备茶水,若是时间匆促,也可用矿泉水替代。

4、热情周到的会议服务
       会议服务分为会场内服务和场外服务,涉及会议登记、住宿安排、医疗服务、车辆安排、材料发放、导游座位等诸多环节。只有做好会议服务工作,才能更好地推动会议进程的实施。

5、会议记录
       主办方一定要安排专人来记录主题会议的内容,这样可以避免会议上有重要内容的遗忘,也为了防止事后参加会议的成员对主题会议的决定产生质疑。会议记录最好用电脑记录,因为手写记录出现误差的几率较大,而且速度也相对较慢。如果条件允许,可以请一位专业的速录人员,最好对会议的过程进行同步录音录像。

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