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活动策划工作单的重要性

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    电影编剧写剧本,作曲家创作乐谱,而活动策划者则拟定工作单每个职能实际上是异曲同工。正如一个好的故事有开头、发展和结尾—样每个步骤被事先拟定,每个音符都严格按照作者意愿演奏,每个人都按照统一的剧情表演,每一件事都有详细说明。它降低了出错的可能,消除了“但我本来以为......”之类的偏差,压缩了管理的“灰色空间”,减少了因疏漏而可能导致的意外。细节产生魔力,不论是格兰.古尔徳弹钢琴的娴熟指法,还是道格.亨宁玩扑克魔术,都是这个道理。

    工作单变得栩栩如生,而你正是它的创意指导。它是你活动的灵魂,决定了活动的所有内容。应该安排一个人专门负责准备该工作单,负责控制填入的信息,并且这个人必须是唯一的一个与供应商打交道且完成最终计划的人。正如交响乐团的指挥和电影的导演一样,创意指导必须对活动了如指掌,包括每个时刻、每个步骤和每个细节。每一个演员都必须淸楚他们各自的角色,并且知道自己在什么时候应该上场,但只有一个人是统领全局的。这个领导不应该是主持活动或负责联系的人。一定要确保每一个人都清楚各自特定的角色。千万不能让六个人都去给同一个供应商打电话,这样的安排很容易带来灾难性的后果,这样错误的安排只能反映出你管理和组织方面很不专业。

    当活动临近的时候,你可能不会再去查询你的工作单了,因为到那时其中的内容你已经烂熟于心。如果在准备过程中有任何不协调的音符出现了,你就会像乐队指挥一样,及时地觉察出来。某婚礼策划人提前了几个月预订了一处私人庄园为一对名人举行婚礼,可是在活动即将开始前十天,他才发现在两位新人即将立婚誓的草坪上已经修了一个大水池和热水管。他立刻说道,新人不能在那里结婚,除非他们两人愿意在水中行走。发生这样不幸的意外是不可想象的,尤其是在活动即将开始的十天前!这就是制作工作单的目的——确保每一件事都有条不紊地如期进行,避免任何意外的发生。找到解决的办法之后,又要花多大的代价来使新的计划付诸实施呢?谁来承担那样的压力以及额外的费用呢?

活动策划工作单的重要性

    工作单相当于信息指南,其作用在于告诉你的供应商你希望如何组织你的活动。他们会按照合同的内容、双方协商好的费用以及你所希望的细节去着手准备。比方说,饭店里通常都会有一个甜点和咖啡供应处,而那里的杯子和碟子都是分开叠放在一起的。而你可能会希望杯子和碟子能更干净地、成套地摆放 它一块,好让客人们更加方便地取用。饭店就需要提前了解这些信息,好让员工改变杯子和碟子的摆放方式。这仅仅是千头万绪的工作中的一个小细节一一 而整个活动的安排不知道要涉及多少个这样的细节。你由此应当知道,活动的策划公司必须进行充分的准备。

    无论是饭店还是其他的会议地点都十分强调细节。有时他们甚至会将你的工作单视为他们的“参考书”。即使工作单多达百页,他们也会仔细阅读这本“书”,因为通过阅读他们就能将活动安排得井井有条。他们不会说“我不知 道”,因为所有的细节都清楚地列在工作单上了。如果你希望活动中用的彩色小灯的电线能与树叶的颜色浑然一体,你就应当在工作单上注明。总之,你应当确保,活动那天的所有安排都必须如你所愿。任何一点的失误都是不可接受的。如果有些事项不符合你的要求或者你的设计,你必须在活动之前就要知晓,而不是等到活动开始的当天才知道,同时,你应当告诉这些承办商说,你会指定一名工作人员前去协助准备工作和监督准备工作的每一个环节。你必须做好记录,谁去负责哪一个环节的工作,什么时候去检査物品的摆放,这样才能使所有工作按部就班地进行。最重要的是总体的视觉效果。摄像机应该对准什么地方?客人能看见些什么?有些什么效果?现场气氛如何?你的工作单会一步一步地完成你所希望的活动计划。

    工作单就好像是一本工作流程手册。每一位供应商和主要工作人员都应该及时得到一份原件并仔细阅读,然后再作必要的修改。供应商们常说,了解活动的整个流程对他们的准备工作是十分有利的。比方说,对于帐篷租赁公司来讲,最好是让他们提前知道宴会承办者将会在炊事帐篷里放置哪些设备以及打算何时安置。事先了解这些情况后,租赁公司就能够相应地安排自己人员的工作,以保证他们在宴会承办公司的工作人员到达之前顺利地完成工作并撤离。这样的话,就不至于发生搭建帐篷的作人员还在紧张地工作,而宴会承办人员已经到达并在卸载物品的情形了。如果可以的话,你最好带着帐篷供应商和宴会承办商到现场走一趟,也作单将成为对已讨论内容及最终计划的检査依据。

    如果你的供应商看过你最初的工作单,但后来你们对重要内容又作了调整,那么必须将修改过的表格再发送给他们。在活动正式开始的前几天你应该召开一个预备会议。在这个会议上,所有的供应商以及关键成员应当浏览一下工作单的终稿,以确保对每个环节都理解无误。也可以在这次会议中作最后一次场地视察。“预备会议原本是指在大会正式召开之前的小会,但现在也可用来指任何会议之前的筹备会议。在活动开始当天,每一个细节都应该由活动筹委会的成员负责。他们应当在现场监督活动方方面面的安排确保一切都按照工作单的计划进行。他们还应该将相关情况汇报给创意指导,由他来决定所有的事情。

    作单的开头应该是一份“通讯录”,包括所有人的姓名职务公司名称、 地址、电话号码、传真号码、手机号码、电子邮件,甚至家庭电话号码。这种通讯录主要起两个作用:第一个作用让创意指导在中心区能与所有人联系。比方说,如果创意指导想要联系正在接送重要客人的司机,他(她)就需要这个司机的手机号码;第二个作用是在活动结束后,你可以利用这份名单给相关人员写感谢信。这份通讯录就像一份淸单,上面包含了你需要的所有信息。

    对那些初次策划活动的人來说,饭店和活动场地都可以提供一份他们比较中意的供应商名单。有的时候,你可能只能选择他们推荐的供应商。所以你一定要事先问一下,你是否可以自己选择供应商。

    工作单上的信息都应是保密的。所以你一定要向你的供应商及所有收到工作单的人员明白这一点。关键成员在活动中都得带上他们的工作单,最好放在活页夹中并且必须确保不要丢失。每一个工作人员都要对他的这份工作单的内容负责。同时你也可以在总结活动情况时在这份工作单上记下需要讨论的要点乂:

    工作单的作用在于确认什么人做什么事。当你完成这份工作单时,你应该需要多少人手、他们各自的责任与任务以及他们何时被安置在何地等情况将在工作单上显示得一目了然。

    曾经有两场筹款活动都因为有一半以上的志愿者没有按时到场而出现很多麻烦,因为到场的那些志愿者根本无法顾及所有的事情。他们的确需要额外的人手。问题不在那些筹委会委员身上,因为他们通常对这项事业非常尽心, 投入了大量的时间和精力:问题出在志愿者的时间观念上。你―定要让这些志愿者知道,他们的工作事关活动的成败。花点时间将这些志愿者的工作时间 表排出来,明确他们各自担负的职责,让他们清楚地知道他们应该做些什么 (着装规范、礼仪、时间等),让他们在活动那天着统一服装出场,你还应该指派 一名活动组委会的成员和他们一起回想一遍他们的职责,并在整个活动中监詧志愿者的工作。应有专人负责听取志愿者们汇报工作。

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